Arkistoon voi ehdottaa aaltolaisten työn, tutkimuksen ja opintojen aikana sekä näiden tuloksena syntynyttä ja kertynyttä aineistoa. Lisäksi Aalto-yliopiston ulkopuolisilta voidaan ottaa vastaan yliopiston historiaan liittyvää aineistoa.
| Microsoft Office Suite | Word, Excel, Powerpoint (versiosta 97 eteenpäin) |
|---|---|
| Teksti | PDF, PDF/A, TXT, XML, HTML |
| Kuva | JPEG, PNG, TIFF, GIF |
| Ää²Ô¾± | WAV, MP3 |
| Video | MPEG-4, AVI, MOV |
| Verkkoarkisto | WARC |
| Tilastoaineistot | SPSS Portable (POR) |
Muista tiedostoformaateista voi olla yhteydessä arkistoon.
Kun aineisto luovutetaan arkistoon, on tärkeää huomioida mahdolliset tekijänoikeudet. Tekijänoikeus suojaa luovan työn tuloksia automaattisesti 70 vuotta tekijän kuolemasta, ja antaa tekijälle oikeuden päättää teoksen käytöstä.
Luovutettaessa valokuvia, videoita tai muita teoksia arkistoon, on sovittava käyttöoikeuksista tekijänoikeuden haltijan kanssa. Esimerkiksi opiskelijat omistavat tekijänoikeudet opintojen aikana tehtyihin töihinsä. Jos tekijä on kuollut, oikeudet ovat perikunnalla. Teoksilla voi olla myös useita tekijöitä, jolloin kaikille tekijöille syntyy oikeuksia.
Arkiston tehtävä on säilyttää aineisto sekä edistää tutkimusta. Aineisto järjestetään, kuvaillaan ja lisätään avoimiin tietokantoihin, ja se digitoidaan ja muokataan siltä osin kuin on säilyvyyden turvaamiseksi tarpeen. Aineisto julkaistaan avoimissa verkkopalveluissa tietosuojalainsäädännön ja luovuttajan määrittämien käyttöehtojen mukaisesti. Käyttöoikeuksista sovitaan aineiston luovutussopimuksella (kts.sopimusmalli), joka määrittelee Aalto-yliopistolle siirtyvät oikeudet ja käyttölisenssin.
Arkistoon luovutettua aineistoa saa yleensä käyttää tutkimukseen. Tutkimuskäytössä aineistoon voi viitata, ja tekijänoikeuden alaista materiaalia voi tietyin ehdoin käyttää esimerkiksi opinnäytteissä tai tieteellisissä julkaisuissa.
Arkisto edistää aineiston saavutettavuutta ja tutkimusta julkaisemalla kuvailutietoja ja digitaalisia kopioita avoimissa verkkopalveluissa, kuten Finna.fi:ssä.
Aineiston luovuttajan tulee valita aineistolle sopiva käyttölisenssi, joka määrittelee käyttäjille annettavat oikeudet ja käyttöehdot. Tämä lisenssi auttaa esimerkiksi Finna.fi-palvelun käyttäjiä ymmärtämään, miten löytämäänsä aineistoa voi käyttää.
Tarjolla olevia käyttölisenssejä ovat Creative Commons ja Rights Statement -lisenssit, ja aineiston luovutussopimuksen yhteydessä on valittavissa kolme eri lisenssiä.
CC-BY (Nimeä)
Lue lisenssiehdot:
Creative Commons CC-BY 4.0 -lisenssi antaa luvan jakaa, käyttää ja muokata teosta myös kaupallisesti, kunhan teoksen alkuperäinen tekijä (tai tekijät) mainitaan. Jos teosta muutetaan, muutoksista on kerrottava.
CC-BY-NC-ND (Nimeä – Ei kaupallisiin tarkoituksiin – Ei muutoksia)
Lue lisenssiehdot:
Creative Commons CC-BY-NC-ND 4.0 -lisenssi sallii teoksen jakamisen, kunhan alkuperäinen tekijä (tai tekijät) mainitaan. Teosta ei saa muuttaa tai käyttää kaupallisiin tarkoituksiin.
InC-EDU (Käyttö opetustoiminnassa sallittu)
Lue lisenssiehdot:
Rightsstatement InC-EDU 1.0 -merkintä tarkoittaa, että teos on tekijänoikeuden alainen, mutta sitä voidaan käyttää oppilaitoksissa ja opetustarkoituksiin.
Tietosuoja turvaa yksilön (rekisteröidyn) oikeuksien ja vapauksien toteutumisen henkilötietojen käsittelyssä. Tietosuojan tarkoituksena on osoittaa, milloin ja millä edellytyksillä henkilötietoja voidaan käsitellä.
Aalto-yliopiston arkiston ja asiakirjahallintapalveluiden tietosuojailmoituksesta voi lukea, miten henkilötietoja käsitellään Aalto-yliopiston asiakirjahallintapalveluiden tietojärjestelmissä sekä yliopiston pitkään tai pysyvästi arkistoiduissa kokoelmissa.
Lisätietoa yleisesti tietosuojasta on luettavissa .
Luovutettava aineisto voi olla esimerkiksi asiakirjoja, valokuvia, piirustuksia tai videoita ja muodoltaan se voi olla joko digitaalista tai fyysistä.
Järjestämisen yhteydessä aineisto inventoidaan ja tarvittaessa kunnostetaan ja siitä poistetaan arkistoon kuulumaton aineisto.
Seulonnan yhteydessä tehdään aineiston arvonmääritys ja eriyttäminen sen perusteella, mitkä aineistot säilytetään pysyvästi, mitkä määräajan ja mitkä hävitetään. Riippuen luovutettavasta aineistokokonaisuudesta ja luovutussopimuksen ehdoista seulontavaiheessa aineistosta voidaan hävittää sellainen osa, jota ei ole tarpeen arkistoida.
Luovutettu aineisto luetteloidaan osaksi arkiston kokoelmia ja kuvaillaan sekä luovutuksen yhteydessä annetun että aineistosta löytyvän tiedon perusteella.
Luettelointi- ja kuvailutiedot ovat perustana aineiston myöhemmälle käytölle, löydettävyydelle ja ymmärrettävyydelle.
Riippuen fyysisen aineiston muodosta ja määrästä, se voidaan muuttaa kokonaan tai osittain digitaaliseen muotoon ja arkistoida Aalto-yliopiston pitkäaikaissäilytys- ja arkistointijärjestelmään.
Syntysähköiset (engl. born digital) aineistot arkistoidaan luetteloinnin yhteydessä arkistointijärjestelmään.
Digitoitu ja valmiiksi digitaalinen aineisto voidaan sovittujen käyttöoikeuksien sallimalla tavalla julkaista Aalto-yliopiston arkiston sähköisessä ja arkiston .
Aalto Repository (Aalto Repo) on tietojärjestelmä, joka on suunniteltu digitaalisen sisällön pitkäaikaissäilytykseen, hallintaan ja esittämiseen. Järjestelmä varmistaa yliopistossa luodun pysyvästi säilytettävän sisällön käytettävyyden ja hyödyntämisen. Sen työkalut mahdollistavat erimuotoisten digitaalisien objektien ja niiden metatietojen turvallisen säilytyksen ja julkisen esittämisen.
Aalto Repositoryn (Aalto Repo) julkinen sisältö on haettavissa, katseltavissa ja ladattavissa järjestelmän hakuportaalissa. Tällä sivulla annetaan tarkemmat ohjeet Aalto Repositoryn aineiston käyttöoikeuksista, kuvailutiedoista ja viittauskäytännöistä.
